Main menu

Pages

Travaill en Belgique : Coordonnatrice/Coordonnateur (tâches administratives et budgétaires)


- Bruxelles
1. RÉSUMÉ
Les activités de diplomatie publique de l'OTAN sont d'une importance capitale pour l'Alliance, car elles font connaître son but et ses priorités aux publics du monde entier. À cet effet, la Division Diplomatie publique (PDD) s'attache à promouvoir l'image publique de l'OTAN, afin de faire mieux connaître et comprendre les politiques et les activités de l'Organisation et, à terme, de renforcer le capital de confiance et le soutien dont celle‑ci bénéficie.
La Section Services Communication est responsable de la communication numérique, c’estàdire de la conception, de l’acquisition, de la production, de la gestion, du marketing et de la distribution de contenu multimédia, l’objectif étant de susciter l’intérêt des publics cibles de l’Alliance pour les missions, les événements, les opérations et les activités de l’OTAN. Grâce aux technologies existantes et émergentes dans les secteurs du web, des communications mobiles et de la diffusion, elle offre à la PDD la possibilité d’interagir avec ses publics cibles. La Section Services Communication comprend deux sous-sections : d’une part, les Services rédactionnels, qui exercent des tâches de création, de planification et de marketing relatives aux contenus, avec une équipe de rédacteurs, de producteurs multimédias NATOChannel, d’opérateurs de médias sociaux et de coordonnateurs de projets numériques ; et d’autre part, le Centre des technologies de communication (CTC), qui gère l’infrastructure de communication de la PDD, à savoir les studios de radio et de télévision et le site web de l’OTAN.
Sous la direction générale de la/du chef de la Section Services Communication et sous la supervision quotidienne de la/du chef du CTC, la/le titulaire du poste contribue à la gestion administrative de la Section (y compris le CTC et les Services rédactionnels) en s’acquittant avec efficacité de tâches de nature financière, administrative, organisationnelle et parfois technique, caractéristiques d'un domaine professionnel très actif.



2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :
  • avoir au moins quatre ans d’expérience du soutien administratif ;
  • avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
  • avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite Microsoft Office, et plus particulièrement d’Excel ;
  • avoir une expérience avérée du soutien financier, au moyen d’un outil de planification des ressources d'entreprise (ERP) ;
  • avoir une connaissance approfondie des méthodes utilisées pour l’établissement des prévisions budgétaires et le contrôle budgétaire ;
  • connaître les exigences budgétaires et comptables dans des domaines tels que les missions et autres déplacements, les acquisitions, l’exécution des opérations financières liées aux contrats, ainsi que la location et l’achat d’équipements, de logiciels et de services ;
  • avoir d’excellentes aptitudes pour la planification et la coordination ;
  • avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l’autre.
ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérées comme autant d'atouts :
  • une expérience dans une grande organisation internationale ou un environnement international ;
  • la connaissance du cadre financier de l'OTAN et des procédures régissant les acquisitions à l’OTAN ;
  • une expérience de l'utilisation de l'outil de planification des ressources d’entreprise (ERP) de l'OTAN.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planification et exécution
Gère sa charge de travail de sorte que les tâches qui lui incombent soient exécutées correctement et dans les temps. Au quotidien, contribue à la gestion administrative des activités de planification et de compte rendu de la Section Services Communication.

Gestion de l’information
Travaille en étroite collaboration avec les personnes de contact de la Section et de la Division afin qu'il soit rendu compte de manière précise des activités de la Section Services Communication au sein de la PDD. Envoie et traite des courriers électroniques concernant des activités financières. Met en forme des documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l’OTAN (Word, Excel et PowerPoint). Prépare des rapports et des statistiques périodiques pour les responsables de la Section et de la Division, en fonction des besoins et dans le respect des exigences organisationnelles.

Gestion des connaissances
Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents électroniques. Rassemble et classe les informations utiles pour des tâches et projets divers, et assure leur suivi.

Gestion des parties prenantes
Se tient en liaison avec des points de contact internes et externes pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités.

Développement de l’expertise
Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l’organisation, l’informatique, la connaissance des langues, et l’utilisation et la maintenance d’équipements audiovisuels. Participe à des formations pour se tenir au courant des processus et des flux de travail les plus récents dans le système ERP de l’OTAN. Se tient en liaison avec les autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances.

Efficacité organisationnelle
Fait des propositions pour améliorer les procédures de travail de la Section. Cherche à accélérer, à perfectionner et à rationaliser la gestion des informations et des outils.

Gestion financière
Assure la planification, la gestion et l’exécution du budget de la Section, y compris pour le CTC et les Services rédactionnels. Veille au respect des procédures financières en vigueur. Assimile et met en application toutes les nouvelles procédures le cas échéant. Conseille et forme d’autres assistant(e)s sur des questions budgétaires. Contribue à la gestion administrative des questions budgétaires. Utilise la base de données financières des activités de la Section afin de pouvoir obtenir instantanément un aperçu du budget d’ensemble ou d'un budget spécifique.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève de la/du chef du CTC. Elle/Il apporte un soutien à la/au chef du CTC et à la/au chef des Services rédactionnels (rédactrice/rédacteur principal(e)) pour ce qui est de la planification et de l’exécution financières. Elle/Il entretient des relations professionnelles étroites avec toutes les unités de la Section, ainsi qu’avec d’autres membres du personnel de la PDD – en particulier l’Unité Finances de l’équipe de direction –, avec d'autres collègues dans l'ensemble de l’Organisation et avec des prestataires de services externes, comme le personnel free-lance et d’autres contractants.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
  • Clarté et précision : vérifie son travail.
  • Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
  • Empathie : écoute activement.
  • Flexibilité : agit avec flexibilité.
  • Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
  • Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l’Organisation.
  • Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les membres de l’équipe.
6. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

NOTE:
Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat international relative aux postes à grades jumelés.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ;
  • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment.
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm .

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de l’Atlantique Nord.
L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment de toute considération liée au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle, ou au handicap. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.
Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.
En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont la/le candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par la/le médecin-conseil de l'OTAN.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises.
De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.
L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.
Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.

reactions

Comments

1 comment
Post a Comment

Post a Comment